Lebih parahnya lagi, sudah rapat berakhir dengan kebuntuan, ehh ditambah adanya konflik yang terjadi. Kalau sudah begini, rapat sulit diakhiri dengan hasil yang maksimal. Oleh karena itu, sebelum menjalankan rapat, kalian perlu menyiapkan beberapa hal agar rapat kerja berjalan dengan efektif dan efisien.
Terutama jika kalian posisinya sebagai pemimpin atau pengacara dari rapat tersebut, hukumnya sudah wajib untuk mempersiapkan segala hal. Lalu, apa saja sih yang perlu disiapkan agar rapat berakhir dengan baik, tidak mengulur waktu dan menghabiskan banyak tenaga? Nah, berkaitan dengan hal ini, saya ada beberapa tipsnya, coba kalian simak beberapa tips berikut ini:
Sebelumnya, baca juga: 5 cara terampuh menghadapi persaingan kerja di kantor.
Materi dan Ruang Lingkup Rapat
Tentu saja, suatu rapat tidak akan bisa dilakukan tanpa adanya materi, kalau tidak ada materinya apa yang akan dibahas? Kalau tidak ada materinya sih namanya bukan rapat tapi nggosip, hehe. Oleh karena itu, jangan terlalu aneh dengan tidak menyiapkan materi yang akan dibahas.
Tidak lupa pula, kalian perlu mempersiapkan ruang lingkup dari materi yang akan dibahas. Suatu materi itu bisa panjang lebar pembahasannya, sehingga kalian perlu membatasi atau menyusun materi rapat. Misalnya gini, kalian rapat kerja untuk mengadakan konser, bukakah konser itu tidak bisa direncanakan dalam satu kali rapat? Sehingga di sini kalian perlu membuat tahapan materi yang akan dibahas per rapatnya.
Dengan batasan materi rapat seperti itu, diharapkan para peserta tidak membahas hal yang belum saatnya dibahas, atau malah membahas hal yang sudah dibahas dan disetujui sebelumnya, kan enggak lucu, buang-buang tenaga dan waktu juga.
Memang mungkin bagi sebagian orang hal tersebut dinilai sok-sokan atau apalah, kalau ada orang seperti itu maka kamu jangan kuatir karena orang itulah sebenarnya yang hanya tidak paham akan bagaimana rapat kerja yang baik itu dilakukan, kemungkinan besar mereka kurang berpengalaman dalam mengikuti suatu rapat.
Peserta Rapat Harus Merupakan Pihak Terkait
Kalau kalian sadari, secara logika lebih mudah mana mengatur 3 orang atau 10 orang? Tentu lebih mudah mengatur 3 orang. Begitu juga dalam menjalankan rapat kerja, akan lebih mudah jika pesertanya itu sesuai dengan semestinya, kalau ada orang yang tidak berkepentingan maka sebaiknya dilarang untuk mengikuti rapat.
Sekali lagi, ini bukan masalah sok-sokan atau apalah, tapi lebih keefisienan dan keefektifitasan karena semakin banyak orang maka semakin besar pula potensi untuk menimbulkan keributan. Kalaupun harus ada orang yang tidak berkepentingan di dalam rapat, pastikan bahwa orang tersebut tidak membuat gaduh dan mengganggu jalannya rapat.
Kalau rapat di dalam suatu perusahaan, kecil kemungkinan adanya orang tidak berkepentingan untuk mengikuti rapat, tapi kalau di organisasi-organisasi atau kegiatan kesiswaan hal tersebut masih sangat mungkin terjadi. Ambil contoh dari pengalaman saya, saya pernah mengikuti rapat dalam rangka Kuliah Kerja Nyata (KKN), di dalam rapat tersebut ada banyak sekali teman dari setiap perwakilan yang turut hadir yang membuat suasana jadi tidak nyaman, panas, kurang oksigen, gaduh, dan macam-macam gangguan lainnya.
Alhasil, rapat berjalan dengan tidak maksimal karena konsentrasi terganggu. Nah, dari pengalaman saya tersebut, saya yakin kalian punya gambaran betapa pentingnya untuk memilah-milah peserta rapat.
Buat Susunan Rapat Yang Baik
Ketika kamu membayangkan sebuah rapat kerja, jangan dikira susunan acaranya hanya sebatas membahas sesuatu hal saja. Perlu kamu tahu, rapat kerja harus disusun dan direncanakan dengan baik agar acaranya jelas dan tidak menggantung. Saya sendiri tidak bisa membayangkan, bagaimana suatu rapat dapat berjalan jika tidak disusun dengan baik.
Berikut beberapa acara yang bisa direncanakan di dalam suatu rapat:
- Pembukaan
- Sambutan umum dari ketua/pemimpin
- Jejak pendapat
- Tanya jawab
- Kesimpulan
- Penutup
Suatu ketika saya pernah mengikuti sebuah rapat dan pertemuan yang di adakan oleh sekumpulan mahasiswa yang sedang menjalankan rapat. Dari cara mereka menjalankan rapat tersebut, saya bisa tahu kalau mereka tidak pernah atau jarang mengikuti rapat, hal tersebut bisa saya ketahui dari susunan acara yang tidak jelas dan aneh banget, yang paling menonjol adalah ketidakadaan kesempatan untuk peserta melakukan jejak pendapat dan tanya jawab, bukakah aneh?
Harus Ada Follow Up Dari Hasil Rapat Yang Dilakukan
Tidak luput pula, suatu rapat dapat dikatakan berjalan dengan efektif dan efisien jika ada tindakan nyata dari hasil rapat tersebut. Percuma sajakan kalau rapat dilakukan dengan baik, tapi hasil rapat yang disetujui tidak dijalankan, sia-sia tenaga, waktu dan pikiran.
Rapat memang bisa dilakukan secara bertahap, tapi rapat selalu akan berakhir dan memberikan suatu hasil. Nah, hasilnya itulah yang harus dilakukan bersama-sama dengan para peserta rapat lainnya. Kalau hasil rapat mengatakan A, maka peserta juga wajib melakukan A, kalau berbeda maka bisa dikatakan bahwa rapat kerja tersebut tidak berjalan dengan efektif dan efisien.
Selanjutnya: 5 langkah cerdas menyisihkan gaji untuk ditabung.
----
Oke ya, itu saja tips menjalankan rapat kerja agar berjalan efektif dan efisien dari saya. Semoga tips di atas bermanfaat dan membantu kalian dalam menjalankan suatu rapat. Oh iya, jangan lupa untuk share artikel ini juga ya, thanks dan salam sukses.
